Office Manager / Teamassistent:in (w/m/d)

Forschung für eine Gesellschaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im Forschungszentrum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft stellen wir uns großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und erforschen Optionen für die digitalisierte Gesellschaft, ein klimaschonendes Energiesystem und ressourcenschützendes Wirtschaften. Arbeiten Sie gemeinsam mit rund 7.400 Kolleg:innen in einem der größten Forschungszentren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns! HITEC ist die Graduiertenschule des Forschungszentrums Jülich und seiner Partneruniversitäten RWTH Aachen, Ruhr-Universität Bochum, Universität zu Köln, Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf und Bergische Universität Wuppertal mit dem Schwerpunkt auf Energie- und Klimaforschung. Ziel von HITEC ist die strukturierte Förderung von Promovierenden im Bereich der Energie- und Klimaforschung, um die benötigten Expert:innen für die Energiewende auszubilden. Die Graduiertenausbildung vermittelt hierbei neben der durch das individuelle Promotionsprojekt erlangten fachspezifischen und disziplinären Kompetenz auch die für die Bewältigung anspruchsvoller Aufgaben in Forschung, Industrie und Gesellschaft benötigten interdisziplinären und beruflichen Kompetenzen. Zugleich fördert es die Vernetzung der Promovierenden untereinander sowie den fachübergreifenden und internationalen Austausch. Verstärken Sie das Team der Graduiertenschule HITEC als Office Manager / Teamassistent:in (w/m/d) (19,5 Stunden / Woche) Ihre Aufgaben: Sie übernehmen eigenverantwortlich die Abwicklung der Beschaffungsprozesse und sorgen dafür, dass alle notwendigen Materialien und Ressourcen reibungslos zur Verfügung stehen Sie sind aktiv an der Planung und erfolgreichen Durchführung von Veranstaltungen, sowohl vor Ort als auch online, beteiligt und sorgen dafür, dass jedes Event reibungslos und professionell abläuft Die Nachbereitung und Evaluierung von Kursen gehören genauso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Kurs- und Teilnehmerverwaltung im internen Doktoranden-Management-System Sie sind für die Organisation und Koordination von Fahrdiensten zuständig und unterstützen die HITEC-Geschäftsführung bei allgemeinen administrativen Aufgaben Ihr Profil: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Verwaltung oder Eventmanagement Idealerweise bringen Sie bereits erste Erfahrung in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten mit, vorzugsweise im Hochschul- oder Wissenschaftssektor Kenntnisse im Beschaffungswesen, insbesondere im Umgang mit dem Anlegen und Abwickeln von elektronischen Bestellanforderungen, runden Ihr Profil ab Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) Ein ausgeprägtes Organisationstalent, Selbstständigkeit, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit sind für Sie genauso selbstverständlich wie eine serviceorientierte und äußerst strukturierte Arbeitsweise sowie Empathie im Umgang mit Kolleg:innen und Vorgesetzten Ihre sehr guten deutschen und englischen Sprachkenntnisse sowie Ihre Fähigkeit, auch in turbulenten Phasen die Übersicht zu behalten, ergänzen Ihre fachlichen Qualifikationen Auch wenn Sie sich nicht zu 100 % in dieser Stellenausschreibung wiederfinden, freuen wir uns über Ihre Bewerbung. Wir möchten, dass Sie als Person zu uns passen, nicht nur Ihr Profil. Unser Angebot: Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch: Hochinteressante, interdisziplinär angelegte, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem hochaktuellen Themenkomplex Vielseitige Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Administration, Wirtschaft und Politik Ein produktives, hoch motiviertes Team Umfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik, unterstützt durch unser Büro für Chancengleichheit Eine Teilzeittätigkeit mit 19,5 Wochenstunden sowie eine komfortable Gleitzeitregelung Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, z. B. im Homeoffice, ist grundsätzlich nach Abstimmung und im Einklang mit den anstehenden Aufgaben und (Vor-Ort-)Terminen gegeben 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit vom gewählten Arbeitszeitmodell) und eine Regelung für freie Brückentage (z. B. zwischen Weihnachten und Neujahr) Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: Website. Wir bieten Ihnen eine zunächst auf zwei Jahre befristete Beschäftigung mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung im Bereich der Entgeltgruppe 5-6 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund). Alle Informationen zum TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: Website. Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort der Seite 66 des PDF-Downloads. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z. B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potenziale verwirklichen können, ist uns wichtig. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Die Position ist bis zur erfolgreichen Besetzung ausgeschrieben. Bitte bewerben Sie sich daher möglichst zeitnah über unser Online-Bewerbungsportal. Fragen zur Ausschreibung? Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular. Bitte beachten Sie, dass aus technischen Gründen keine Bewerbungen per E-Mail angenommen werden können. Hilfreiche Informationen zum Bewerbungs- und Auswahlprozess finden Sie hier. Zudem finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen bei unseren FAQs. www.fz-juelich.de WIR WURDEN AUSGEZEICHNET