Assistent/-in der Amtsleitung (m/w/d)

Assistent/-in der Amtsleitung (m/w/d)Wir suchen Sie für das Amt für Soziales und Teilhabe der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) und unbefristet zu besetzen.Das Amt für Soziales und Teilhabe organisiert mit ca. 600 Mitarbeitenden vielfältige soziale Leistungen in der Landeshauptstadt Stuttgart. In sieben Abteilungen leisten motivierte und engagierte Teams einen wichtigen Beitrag für die soziale und gesellschaftliche Teilhabe aller Stuttgarter/-innen. Im Büro der Amtsleiterin koordinieren zwei Assistenzkräfte den dynamischen Arbeitsalltag. Sie sind verlässliche Ansprechpersonen für alle internen und externen Kontakte und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.Ein Job, der Sie begeistertSie koordinieren amtsweit Arbeitsaufträge und Abfragen der Amtsleitung sowie eingehende Anfragen und Aufträge seitens des übergeordneten Referates für Soziales, Gesundheit und IntegrationSie organisieren die interne und externe Kommunikation der Amtsleitung und interagieren selbständig telefonisch und schriftlich mit internen und externen Partner/-innenSie sind für den Terminkalender der Amtsleitung verantwortlich, verwalten alle Anfragen und Terminwünsche und koordinieren deren Vorbereitung durch die FachabteilungenSie unterstützen bei der Gremienarbeit der Amtsleitung durch Vor- und Nachbereitung sowie beim Veranstaltungsmanagement amtsweiter VersammlungenSie vernetzen sich mit den Sekretariaten in den Abteilungen des Amtes und entwickeln gemeinsam amtsweite Standards und Abläufe weiterEine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.Ihr Profil, das zu uns passtabgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation, bevorzugt mit mehrjähriger beruflicher Erfahrung im Assistenzbereich, einschlägige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung ist von VorteilOrganisationsgeschick, eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise verbunden mit Freude an selbständiger Arbeit und kollegialer Zusammenarbeitfundierte PC-Kenntnisse, insb. MS-Office-Programme (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint)sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Spracheein Höchstmaß an Loyalität und Diskretion sowie ein freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten mit sehr guten Umgangsformengroße Einsatzfreude und souveräner Umgang mit Belastungsspitzen, verbunden mit zeitlicher FlexibilitätFreuen Sie sich aufeinen zukunftssicheren ArbeitsplatzWork-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeitenpersönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampusGesundheitsmanagement und SportangeboteStuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 EUR monatlichein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNVbetriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlungvergünstigtes Mittagesseneine umfassende und strukturierte EinarbeitungDie Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 TVöD.Noch Fragen?Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit stehen Ihnen die Leiterin des Amts für Soziales und Teilhabe Franziska Vogel unter [email protected] oder der Koordinator für Qualität und Steuerung, Sebastian Mann, unter 0711 216-59045 oder [email protected] gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Anna Grothe unter 0711 216-59177 oder [email protected] . Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere .Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 28.11.2024 an unser Online-Bewerbungsportal .Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl 50/0094/2024 an das Amt für Soziales und Teilhabe der Landeshauptstadt Stuttgart, Organisation und Personal, Eberhardstraße 33, 70173 Stuttgart senden.Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten, diese werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.www.stuttgart.de/jobs